内容証明郵便とは？弁護士がよく使う内容証明郵便のメリットと弱点

内容証明郵便というものをご存じでしょうか。弁護士に相談されたことのある方であれば、「とりあえず内容証明を送ってみましょうか」という言葉を聞いたことがあるかも知れません。弁護士にとっては日常的に使うツールですので、つい「内容証明」という言葉を簡単に使ってしまうのですが、「ナイヨウショウメイ」という耳慣れない単語を聞いて、戸惑った様子になる相談者の方は少なくありません。

また、内容証明郵便のことを知っているという方でも、なぜ弁護士がそれを好んで使うのかというところまで御存じの方は、あまり多くないのではないかと思います。今回は、その点も含めてご説明したいと思います。

内容証明郵便とは何か

内容証明郵便というのは、郵便局が提供するサービスで、一般書留に追加できるものです。このサービスを使って郵便を出すと、差し出した郵便の内容を郵便局が記録した上で保管しておいてくれます。更に配達証明というサービスも付けると、いつ誰が郵便を受け取ったかという証明書を郵便局から送ってくれるので、通常はそれも一緒に使います。

内容証明郵便は、どのような書面を送る場合でも使えるわけではなく、郵便局の指定する書式（記入できる行数や文字数、種類まで厳格に決まっています。）を使わなければなりません。また、指定書式以外の郵便物は同封できませんので、例えば資料を一緒に送るということはできません。

出し方も結構面倒です。ポストで出すことはできず、差出人が原本と控え２通、計３通を用意した上で、郵便局の窓口にまで持って行かなければなりません。

なお、インターネット上で内容証明郵便を出すことができるe内容証明（電子内容証明）というサービスもあります。Wordデータをアップロードするだけで発送できるため非常に便利なのですが、１点デメリットがあるので、詳しくは後述します。

なぜ弁護士は内容証明郵便を使うのか

内容証明郵便を使うメリットは、郵便を受け取った相手が、後から「そんな郵便は受け取っていない」という言い訳をできないという点にあります。

これがどういう点で役に立つのかと言うと、例えば時効が問題になる場合です。民法150条1項は「催告があったときは、その時から六箇月を経過するまでの間は、時効は、完成しない。」と定めています。催告というのはつまり、相手に通知することであり、この条文は、「時効間近であっても、相手に通知を行えば通知の時から6カ月間時効が延長される」という意味で読むことができます。このとき、普通の郵便で通知を行ってしまうと「そんな手紙は受け取っていない」という反論を受けてしまう可能性があります。そこで内容証明郵便を使い、「郵便局に記録が残っているのだからそのような言い訳は通用しない」という反論の材料を作っておくのです。

郵便の内容が法律上の問題になる場合でなくとも、郵便局の指定書式は威圧感のあるもので、いかにも無視してはいけない重大な文書であるという感が出ますので、弁護士は何か通知を行う時は、とりあえず内容証明郵便を使います。ここで威圧感のある書面と言われてもイメージが沸きづらいと思いますが、ネット検索して画像を見て頂くと、確かに、という感想を抱かれると思います。

なお、先程述べた電子内容証明のデメリットはこの点にあり、電子内容証明の書式は若干威圧感に欠けるところがあります（こちらも検索して頂くと分かります。）。もっとも、弁護士の名前が乗っている以上は重大性が十分に伝わりますので、大きなデメリットとまでは言えません。逆に言うと弁護士に依頼せず会社名で内容証明を出すときには、窓口から発送するのが良いかも知れません。

内容証明郵便の弱点

内容証明郵便の弱点は、飽くまでも書留郵便の一種である以上、相手に手渡しで受け取らせる必要があるということです。居留守を使われたり、受け取り拒否をされると郵便は戻って来てしまいます。郵便局では再配達通知をポストに入れておいてくれるのですが、弁護士からの書面は大抵が面倒極まりない内容ですから、進んで再配達を受けようとする方は、あまり見たことがありません。

細かいテクニックとして、受け取り拒否がされた場合に備え、内容証明郵便を送付すると同時に、「特定記録付き普通郵便」というものを送ることがあります。これはポストに届けられる郵便なのですが、特定記録という、ネット上で配送状況を追跡できるサービスが付帯されたものです。したがって、「いつポストに届けられたか」ということは証明することができるのです。

普通郵便の内容については、内容証明郵便の本文中に「この書面と同内容の普通郵便を送付しております」といった趣旨の言葉を書いておけば、ある程度証明することができます。もっとも手渡しではない以上は、実際に相手がその内容を見たかどうかというところまでは証明できません。相手に争われる可能性も考慮した上で、どうしても相手に郵便を送っておく必要があるという場合に、やむを得ず使う手段となります。